Hogyan kerüld el a gigászi büntetést kezdő vállalkozóként?
Amikor egy új céget alapítunk valahogy mindenki a sok tenni való mellett elfelejt bennünket tájékoztatni arról, hogy egy halom kötelezően elkészítendő szabályzattal is kell a vállalkozásunknak rendelkeznie. A legviccesebb az egészben az, hogy ezeknek a dokumentumoknak az alapítástól számított 90 napon belül el kellene készülnie.
Emlékszem, amikor én az első vállalkozásomat csináltam kb. másfél év elteltével tudtam meg, hogy ilyen dolgokra is szükségem lehet, illetve ezek hiányában biztosra vehetem a bírságot. Még mindig hiányolom az induló vállalkozók teljes körű tájékoztatását, illetve egy „Használati útmutató vállalkozás indításához, cég alapításhoz” című kis publikációt a hatóságok részéről.
Ha létezne ilyen dokumentum (mindenképpen szóljon, az, aki látott már ilyet, mert szeretném megszerezni), akkor annyival egyszerűbb lenne az újonc üzletemberek élete. Pontosan tisztába lennének azzal, hogy milyen engedélyeket kell beszerezni az önkormányzattól, mikor kell ÁNTSZ engedély, üzemorvos, munkavédelmi képviselő vagy éppen, vonatkozik-e rá a környezetvédelmi termékdíj fizetési kötelezettség.
Tudom, tudom, hogy a „törvény nem ismerete nem mentesít a felelősség alól”, ezért is szeretnék segíteni azoknak, akik most csöppennek bele a vállalkozói létbe.
Ebben az írásban most csak a kötelezően elkészítendő szabályzatokról szeretnék írni, de a későbbiek folyamán szeretnék még több hasznos információval szolgálni az indulás zökkenőmentességéhez.
Nézzük akkor, melyek azok a kötelező szabályzatok?
Ezeknek a dokumentumoknak az elkészítéséért a cég képviseletére jogosult személy – az ügyvezető – felel.
Számviteli politika
Számlarend
Pénzkezelési szabályzat
Bizonylati szabályzat
Értékelési szabályzat
Leltározási és selejtezési szabályzatok
Pénzmosás elleni szabályzat
Önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat
Transzferár szabályzat (kapcsolt vállalkozások esetén, az egymás közti árazást szabályozza)
Megvannak nálad ezek a szabályzatok? Ezen felül szükséges önköltség-számítási és bizonylati szabályzatot is készíteni. Fontos, hogy a vállalkozás minden egységének működéséhez legyen egyértelmű szervezeti és működési szabályzat.
Ha vállalkozásod rendelkezik céges mobiltelefonokkal vagy céges autóval, akkor ezek használatára vonatkozólag is szükséged egy minden érintett számára hozzáférhető szabályzatot készíteni:
Szabályzat a mobil telefon használati rendjéről
Szabályzat a céges autó használati rendjéről
Ha most cifra szófordulatokkal illeted valakinek a felmenőit, nem vagyok meglepve. Azért kezdünk el vállalkozni, mert valami szuper dolgot szeretnénk a célpiacunk számára biztosítani és tudom, hogy álmodban sem gondoltad volna kedves vállalkozótársam, hogy ilyen feladatokkal is meg kell birkóznod.
Ha elfogadsz tőlem egy tanácsot, semmiképp ne hagyd figyelmen kívül ezeket a kötelezően elkészítendő dokumentációkat, mert a bírság akár 500 000 Ft is lehet, ami 30 napos haladékot biztosít csupán. Ha nem pótlod ez idő alatt a szabályzatot, akkor újabb hasonló összegű büntetésre számíthatsz.
Fogad Tőlem szeretettel az INGYENESEN letölthető
IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT mintát,
melyet csupán néhány apró pontosítás után, azonnal használhatsz is.
Azért azzal egyet kell, hogy értsek, hogy ezek a szabályzatok nem hiába valóak egy cég számára, hiszen biztosítják a cég folyamatosságát, és nagyon sok esetben időt és energiát spórolhatunk meg vele például egy új munkatárs érkezésekor. Az új kolléga például könnyebben tud eligazodik a cégnél, ha megismeri a belső szabályokat, és egyszerűbben is betanítható.
A titok a jól kidolgozott szabályzatokban rejlik, ahol a külső és belső rendszerek hatékony működését egyaránt támogatjuk, de a valódi célját, akkor tudják elérni, ha ezeket a dokumentumokat rendszeresen aktualizáljuk is.